自分にばかり仕事を押し付けないで欲しい
誘いを断るのが苦手で、いつも返信が遅れがちです...
こんな方におすすめの内容です。
この記事では、イメージを下げずに断る方法についてご紹介します。
「やりません」「行きません」とハッキリ断ることも大切ですが、断られた側としては印象はあまりよくないですよね。
相手を不快にさせない断り方のポイントと言い回しのテクニックを解説していきます。
ちょっとの工夫や言い回しを変えるだけで、相手に与える印象もかなり変わりますよ！
それでは続きからどうぞ！
本記事の内容
- 断るときの3つのポイント
- 印象を悪くする意外なNG理由
- 印象を悪くせず断るテクニック
-
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断るときの3つのポイント
先にも書きましたが、いきなりズバッとお断りすると悪印象のリスクあり。
相手の感情に寄り添うことで、スムーズな断り方が見えてきます。
断るときの3つのポイント
- 誠実に対応する
- 早めに返事をする
- 理由を具体的にする
また、LINEやメールのように文章のみの場合、さらに注意が必要！
限られた情報からの推測は、感情の行き違いによる間違った思い込みを生みやすいためです。
誠実に対応する
誠実と聞くと、「真面目」や「真実」といったイメージを思い浮かべるのではないでしょうか。
イメージを下げないためには、相手があなたの対応を「誠実」と感じる必要があります。
つまり、
言い訳や理由が、相手にとって嘘っぽく聞こえたらアウト
ということです。
なんとか理由を作ろうと、余計な言い訳をしてしまうのはイメージダウンを招きます。
仮に、断る理由がウソだったとしても、相手にあなたの誠実さが伝われば問題ありません。
ただし、後からウソだったとバレた場合はとってもイメージが下がるので気をつけましょう。
早めに返事をする
時間をかけて相手を待たすだけでも印象が悪くなっていきます。
「自分は後回しにされている」と感じてしまうからです。
また、普段の返事速度がアンカーになっているため、遅くなるにつれイメージが悪化します。
LINEやメールのやり取りの場合、対面での返事に比べ、返信速度にはより注意をしましょう。
文字での返事はお早めに
- 対面と違い、LINEやメールのみだと感情情報が少ない
- 無視されているなど、相手は不安状態になりやすい
- 一度既読にしてしまうと、自分がお願い自体を忘れやすい
先延ばしのメリットは少ないので、できるだけ早めに決断することが大切ですね。
理由を具体的にする
「ほかに用事が...」などよりも、具体的かつどうにもできなさそうな理由を伝えましょう。
飲み会を断る場合
- 体調不良
- 子どもの送り迎え
- セミナーなど別日にずらせない具体的な先約 など
飲み会などの集会は単発のため、こちらも別日にずらせない理由を具体的に提示するのがポイント！
仕事を断る場合
- 他のスケジュールなど抱えている業務を明確にする
- 手伝える範囲や時間を明確に伝える
仕事など数日にわたるお願いの場合、はっきりと断るのは難しいことが多いです。
後半で紹介する「印象を悪くせず断るテクニック」を使い、受け入れる量を減らしましょう。
ウソっぽくならないために、事前に具体的な理由をプランニングしておくことも有効です。
お願いの種類に応じて、誠実さが伝わる返事パターンを複数作成しておきましょう。
印象を悪くする意外なNG理由
断るときに理由として使うと、印象が悪くなる事柄が判明しています。
その事柄とは、なんと「時間」です。
よく使われる理由なので、心当たりのある方も多いのではないでしょうか。
時間を理由にするとイメージダウン
オハイオ州立大学の研究が理由を証明しています。
興味深いこの研究内容はつぎのとおり。
① Twitterの分析
- 特定ユーザー宛の「お金がない」「時間がない」というツイートを2,310件抽出
- そのツイートに「いいね」がつく確率を算出
結果の要約 ①
- 「お金がない」に比べて、「時間がない」に「いいね」がつく確率は著しく低い
② 結婚式の欠席理由を分析
- 327組の結婚直前のカップルが対象
- 「お金がない」「時間がない」を理由に欠席した人数を聞き取り
- 欠席通知を受け取る前と後との感情の変化を分析
結果の要約 ②
- 「お金がない」を理由にした場合に比べ、「時間がない」を理由にすると親近感が著しく低下した
この研究からもわかるとおり、やはり忙しいを理由にするとイメージダウンになるということです。
自分でコントロール可能かどうか
さらにつぎの実験で、忙しいが理由にならないわけを検証しています。
③ 友人とのディナーにおいて
- 300人の働く成人に、「友人をディナーに誘ったら断られた」と想像してもらう
- 「お金がない」「時間がない」という理由を参加者の一部に伝えた
- 断った相手への「親近感」「信頼性」について質問した
- お金と時間の使い方をどの程度自己コントロールできるか質問した
結果の要約 ③
- 「時間がない」は親近感が低下し、「お金がない」は親近感も信頼性も高くなった
つまり、「お金」よりも「時間」の方が自己コントロールしやすいため、理由として使用するとイメージダウンに繋がるということです。
印象を悪くせず断るテクニック
これまでのポイントで断れるならよいのですが、断りにくい場面も実際は存在します。
そんなときは、相手の主張を一部受け入れつつ、自分の主張も上手く伝えて交渉しましょう。
断るテクニック
- 条件付き賛成話法
- イエス・バット法
印象良く断るための方法に関して、こちらの本もおすすめです！
おすすめの関連書籍
断るのが苦手な方でも大丈夫！
断り方のテクニックを知ることで、印象を無駄に悪くせずに断ることができるんです。
仕事だけでなく、日常や友人関係においても、こちらのコミュニケーション術はとても参考になりますよ！
条件付き賛成話法
はっきり断ると印象が悪い場合、こちらの手法を使ってみましょう。
条件付き賛成話法とは
相手の主張を受け入れつつ、条件をつけて返事をする方法
すみません、今日は忙しいので手伝えません。
はっきりと断っていますが、相手の立場としては毎回使ってこられるとイメージはよくありません。
そこで、
明日の午前中であればお手伝いできますよ。
一部相手の主張を受け入れる可能性はありますが、肯定的な表現でイメージダウンは回避できます。
イエス・バット法
先程の条件付き賛成話法の、「条件提示」と「肯定表現」を反対にしたものがこちらの手法になります。
イエス・バット法
まず肯定的な返事を行い、あとからマイナス条件を提示する方法
その日は遅くまで打ち合わせがあるのでやめておきます。
具体的でよいのですが、イメージよく断るのであれば、
参加したいなぁ！でも打ち合わせがあるから21時は過ぎちゃうなぁ…
仲間に入りたいと肯定表現し、時間的に参加が難しいことをマイナス条件として伝えています。
結果的に、相手側から「今回は無理しないでいいよ～」などの気づかいに繋がるでしょう。
「無理してでも来い」などと言われる関係であれば、これを機に損切りすることも大切です。
【関連記事】＞＞過剰な親切は不要！いい人で損する人間関係から「断る勇気」で卒業しよう
お誘いやお願いの断り方まとめ
さいごに、この記事のポイントを再確認します。
ポイント
- 具体的で真実味のある理由を伝え、早めに断る。
- 「時間」は自分で調整できるので、理由としてはNG。
- 断りにくければ、相手の主張は一部受け入れ、自分に有利な条件で返答。
断り方も、言い回しで受け取る側の印象が大きく変わります。
また、相手の使ってくる説得の心理テクニックなどにも惑わされないよう気をつけましょう。
この他にも、人間関係のお悩みに関する記事をこちらにまとめています。